El Teletrabajo en tiempos de crisis

El concepto del teletrabajo y la filosofía que hay alrededor son algo que siempre me han atraído. Me parece que en pleno siglo XXI, en la era de la sociedad de la información, debería ser natural el hecho de cambiar la oficina por tu hogar, la flexibilidad horaria y la conciliación de la vida personal con la laboral. Es curioso que el teletrabajo, aunque viable en muchos casos, no se haya extendido en las empresas al ritmo que nos gustaría; en mi caso, llevamos para tres años de experiencia piloto, pero ni de lejos es algo consolidado. Pero, ¿por qué las empresas son reticentes a que sus empleados realicen su jornada laboral desde sus casas? En primera instancia está el hecho de no confiar en sus empleados, pero como leí en cierta ocasión, quizás la empresa debió contratar empleados algo más responsables… Realmente una de las causas que más me llaman la atención es el tema de los costes, ya que muchas empresas piensan que invertir en una infraestructura de servicios alrededor del teletrabajo pueden suponer un gasto desmesurado, si bien, yo pienso todo lo contrario.

Sí que es cierto que existen muchos productos comerciales centrados en el teletrabajo y la telepresencia, como por ejemplo los de CISCO (que por cierto son impresionantes), pero existen herramientas, que si bien no son tan sofisticadas y llamativas, permiten desempeñar la mayoría de tareas fuera de la oficina, con el consiguiente ahorro en espacio de oficinas y costes asociados a consumos eléctricos y climatización. No hay que encargar una consultoría compleja y costosa para pensar en opciones y soluciones técnicas que posibiliten el teletrabajo, la mayoría de veces, sólo hay que mirar y buscar nubes por el horizonte.

Para empezar, tendremos que dotar a nuestros empleados de una herramienta fundamental, y a su vez maldita, el correo electrónico. Con el correo corporativo podemos optar por dos caminos, o bien, mantener infraestructura propia, recurrir a un hosting tradicional o dar un paso más y recurrir a los servicios de la nube que nos pueden proveer de un servicio de correo de una manera rápida. Si además estamos en modo “low-cost”, quizás una solución basada en GoogleApps puede ser un inicio interesante.

Tras el correo, el siguiente paso es de las comunicaciones a tiempo real, como el teléfono o, dando un paso más, la videoconferencia. En ambos casos, pensando en entornos corporativos en los que se convocan reuniones o multiconferencias, se realizan llamadas internas o llamadas multidestino, Skype puede ser un servicio interesante. La VoIP es una solución competitiva en la que, pensando en una red corporativa, tendremos llamadas gratuitas entre usuarios del servicio, y a unos precios interesantes a números tradicionales. Además, desde Skype podremos recibir llamadas, puesto que ofrecen un servicio de número de teléfono tradicional con el que recibirlas. Otros aspecto interesante es el de las videoconferencias o videollamadas, que también están incluidas en Skype, una manera interesante de no tener que desplazarnos a la oficina para asistir a una reunión (eso sí, para estos casos tendremos que parecernos a los presentadores de los informativos de la TV y vestirnos de cintura para arriba).

Una herramienta, para mi fundamental, es la mensajería interna. No me refiero al correo electrónico, muchas veces, tardas más en abrir el correo, escribir asunto y texto, seleccionar el contacto, etc que en llamar a tu compañero por teléfono. Hay información que no puede ser enviada por un email, por comodidad o rapidez, por ejemplo, un enlace, una consulta, en resumen, algo que necesite de interacción. En este caso, se nos presentan muchas posibilidades:

  • Skype, que ya lo hemos comentado como alternativa al teléfono y como servicio low-cost de telepresencia, incluye mensajería a tiempo real, por lo que puede ser una perfecta herramienta unificada de comunicaciones.
  • GoogleApps incluye a Gmail como gestor de correo corporativo, por tanto, tendremos disponible a Google Talk para conversar (tanto por voz o videoconfernecia como por escrito) con nuestros compañeros.

Sin embargo, a veces, el tiempo real no nos interesa tanto y preferimos ser escuchados por muchos y difundir algo, básicamente, lo que hacemos en Twitter. Yammer es una herramienta de microblogging para el ámbito corporativo que permite enviar mensajes a un grupo de usuarios, por ejemplo, los de nuestra empresa o equipo. El microblogging es una comunicación asíncrona, pero permite que todos los que están escuchando se contagien de nuestra idea o puedan acceder a un recurso que hemos compartido o simplemente participar en una conversación a la que se van uniendo cada vez más participantes que colaboran. Aquí, lo usamos y es un gran sustituto del correo electrónico.

Bueno, ya tenemos correo, teléfono, videoconferencia, mensajería instantánea y microblogging corporativo. ¿Qué más necesitamos para poder teletrabajar?, necesitamos coordinarnos con nuestros compañeros y acceder a recursos comunes. Para lo primero necesitaremos una herramienta colaborativa de trabajo, por ejemplo, algo que nos permita planificar tareas y repartirlas con nuestro equipo: Feng Office. Para lo segundo, compartir archivos y acceder a recursos comunes, podemos utilizar dos opciones, o combinarlas, Google Docs y Dropbox, dos aplicaciones en la nube que podemos usar a modo de gestor documental en línea con los que compartir archivos y mantenerlos accesibles a nuestros colaboradores.

Y, ¿qué pasa si necesitamos herramientas mucho más específicas?, en mi caso, que estoy en un equipo de sistemas, al más puro estilo IT Crowd, tengo una familia de herramientas que me permiten acceder a nuestros servidores en cualquier momento y de manera independiente a mi ubicación física. Para el acceso remoto a sistemas y servidores, yo me manejo con el archiconocido Putty, WinSCP, VNC y FileZilla, herramientas gratuitas que permiten el acceso a sistemas remotos sin la necesidad de presencia física. Existirán entornos en los que además de las herramientas, necesitaremos una VPN, Hamachi puede ser una solución barata y puede que rentable.

Teletrabajar es viable técnicamente, si bien es cierto que se necesita encontrar, implementar o contratar, un entorno tecnológico adecuado que posibilite trabajar desde el hogar con el mismo (o mayor) rendimiento. Los servicios en la nube pueden ser una fuente interesante, en la que buscar aplicaciones que posibiliten el cumplimiento de los procesos que rigen nuestra actividad laboral, de hecho, entre la nube y el software libre podremos encontrar un entorno “low-cost” que nos permita desplegar los servicios necesarios para teletrabajar y, además, ahorrar costes de operación y explotación.

JJ Velasco

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